Güz Akademi-Haberler
  • Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Strateji çalıştaylarında ve yılsonu toplantılarında yapılan yaygın hatalar:

  
(gtag.js)
Şirketler yılsonlarında yapılmakta olan strateji toplantısı ve yılsonu değerlendirme toplantılarına zaman ve bütçe ayırmaktadır. Şirket yöneticileri para ve zaman harcadıkları toplantılardan bekledikleri çıktıları elde etmek istemektedirler ancak elde edemeyince sebebini sorgulamaktadırlar. Bu sorgulamanın sonucunda klasik insan yaklaşımı olan günah keçisi arama söz konusu olabilmektedir.

Toplantının istenen başarıya ulaşmamasının nedenlerini öğrenmenin şirketlere fayda sağlayacağını umuyorum. Birilerinin bedel ödeyerek elde ettiği tecrübelerden bedelsiz istifade etmek günümüzde çok önemlidir ve yalnızca akıllı yöneticilerin harcıdır. Bu yazıda strateji toplantıları veya yılsonu değerlendirme toplantılarının başarısız olmasının 13 temel nedenini vurgulayacağım.

Hatalar firmalar için para ve zaman kaybı demektir, Başkalarının hatalarından ders almak maliyeti en ucuz yöntemdir.
Verimli ve başarılı toplantılar için iyi bir moderatöre ihtiyaç duyulmaktadır. 

Moderatör talepleriniz için lütfen irtibat kurunuz.
1.Amaç belirlenmesinde yapılan hatalar:
a.Toplantınızın amacı öğrenme, eğitim, bilgi paylaşımı, plan yapma, karar verme, rekabet istihbaratı, ortak akıl yaratma, strateji seçimi ve eğlenme olabilir. Bu amaç net olarak belirlendikten sonra gündem ve zaman planlaması yapılabilmektedir. Yönetici amacını çok açık bir şekilde ifade etmelidir.

b.Son dönemde yılsonu toplantısı için görüşme firmaların IK yöneticilerinden insanları nasıl eğlendirebiliriz sorusu gelmektedir. Toplantınızın amacı eğlenmek olabilir veya şirketinize fayda sağlayacak SWOT analizini yapmak olabilir. Az pilav, az kuru fasulye gibi biraz eğlence, biraz SWOT yapmak çok zordur. Bu şekilde hem odaklanma hem de zaman problemi orta çıkmaktadır. Burada yöneticinin amacı ile IK yöneticisinin anladığı amaç ve katılımcıların beklentisinin doğru analiz edilmesi gerekmektedir.

c.Gündem amaca gidecek yol haritası niteliği taşımaktadır. Amaca uygun gündem mutlaka planlanmalıdır. Gündem olmadan yapılacak toplantılarda amaca ulaşma şansınız azalmaktadır.

d.Yılsonlarında yapılan yıl son değerlendirmelerinde veya strateji çalıştaylarında toplantının amacının çok net olarak belirlenmesinde fayda vardır. Amaç net olarak belirlenmeden yapılmakta olan toplantılardan elde dilecek çıktılar baskın katılımcıların yönlendirmesine bağlı kalacağından, istenen ve beklenen toplantı çıktılarının elde edilememesi söz konusu olmaktadır.

2.İyi bir moderatör eksikliği:
a.Toplantının tek bir lideri vardır, Bu lider moderatördür, Görevi toplantının amacına uygun olarak yürütülmesini sağlamaktadır. Eğer iyi bir moderatör seçimi yapmadıysanız, bu tercihiniz birçok noktada karşınıza olumsuz sonuçlar çıkmasına neden olacaktır.

b.Amaca uygun moderatör veya eğlendirecek bir ekibin şirket toplantısına davet edilmesi gerekir. Amaç daha işin başında toplantıyı yönetecek ve toplantıya dışarıdan katılacakların profilini etkilemektedir.

c.Moderatör toplantıda mutlaka aralar, molalar vermelidir ve toplantının sıkıcı olmasını engelleyecek akışı sağlamalıdır. Sıkılan katılımcılar konudan kopmakta ya da başka şeyler ile ilgilenmektedir. Bunu engellemek moderatörün işidir.

d.Zaman yönetimi toplantının amacına ulaşması için çok önemlidir, gündemin planlaması zaman yönetimi ve akışı bağlantılıdır. Moderatör gündemin oluşturulmasında ve zaman planlamasında tecrübesi ile şirkete yardımcı olmadığı durumlarda aksaklıklar yaşanması söz konusu olmaktadır.

e.Çatışmaların önüne geçilmesi moderatörün sorumluluğudur, tecrübesi ve tarzı ile bölümlerin veya kişilerin birbirlerini suçlamalarını ve konunun kişiselleştirilmesini engellemelidir. Engellenmediği durumlarda toplantılar da gerginlikler ve sert tartışmalar yaşanabilmektedir.

f.Beyin fırtınasından veya komitelerden çıkan sonuçları özetlemek veya birleştirmek moderatörün görevidir. Bu süreçte yapılan hataların sonucu olarak katılımcıların ifade ettiği çıktı ile tutanağa yazılan çıktının farklı olması söz konusu olabilmektedir. Moderatörün yetersizliğinden veya yanlış anlamasından kaynaklanan bu sonuç yanlış çıktılar elde edilmesine neden olabilmektedir.

İNOVASYON yapacağız diyoruz, GLOBAL REKABET var diyoruz, İnovasyon ve Rekabet için BİLGİ'yi Nasıl sağlayacağız.

BUNUN CEVABINI BİLİYOR MUSUNUZ?

Bilmiyorsanız; Rekabet İstihbaratı Eğitimi İçin Tıklayınız.

Uluslararası Pazarlarda Ticari İstihbarat, Hedef Pazar Belirleme, Müşteri Bulma Teknikleri Eğitimi İçin Tıklayınız.



3.Zaman planlamasında yapılan hatalar:
a.Şirket beklentileri, katılımcı sayısı ve gündem ve amacın bilinmesi ile zaman tahsisi yapılmaktadır. Bu nedenle zaman planlaması şirket ve moderatör tarafından sıkı koordinasyon içinde yapılmalıdır. İletişim ve koordinasyon eksiklikleri birçok aksaklığa neden olabilmektedir.

b.Toplantıda zamanın dengeli harcanmaması sonucu olarak tüm gündem konularının ele alınamaması söz konusu olabilmektedir.

4.Katılımcı seçiminde yapılan hatalar:

Moderatör Eğitimi Kitabın Yazarı tarafından Verilmektedir.

Katılımcılara Ücretsiz Verilmektedir.
a.Yılsonu değerlendirme toplantıları yalnızca müdürler veya liderler toplantısı değildir, aynı zamanda tüm çalışanların katılması imkânı da her zaman olmayacağından katılımcı listesi moderatör ve şirket çalışanlarınca birlikte yapılmalıdır. Bu şekilde ortak akıl ve ortak katkı sağlanabilmektedir.

b.Katılımcı sayısı toplantı maliyetini etkilemektedir. Katılımcı sayısı arttıkça zaman tahsisi konusu da gündeme gelmektedir. Her katılımcının söz alma hakkı olduğundan, toplantıya katılan kişi sayısı arttığında tahsis edilen sürede artma göstermektedir. Bu nedenlerle katılımcı sayısı doğru planlanmalıdır.

5.Alt komitelerin oluşturulmasında yapılan hatalar:
a.Alt toplantıların oluşturulması ve bu grupların sayısı, üyelerinin kompozisyonu yaratıcı fikirlerin oluşturulmasında önemlidir. Moderatör ve şirket yetkilileri yakın çalışarak, toplantının planlama safhasında grupları oluşturdukları zaman çıktılar etken ve verimli olmaktadır.

b.Alt gruplarda yapılan çalışmaların amaca uygun olarak çalışmanın yürütülmesi önemlidir. Alt grupların çıktıları amaca uygun değilse bu sonuçların birleştirilmesi yoluyla elde edilen çıktılar da amaçtan uzak olabilmektedir.

6.Zayıf Yönler analizinde ve değerlendirilmesi süreci:
Zayıf noktalar ve problemler hakkında şirket çalışanları baskı ve korku nedeni ile konuşamamaktadır. Bir şirket için en önemli husus problemi teşhis etmektir. Sorunu çözmek ancak tespit ettikten sonra mümkün olabilmektedir. Zayıf yönler analizinde ve bu çıktıların değerlendirilmesinde; Moderatörün, Genel Müdür ve Yardımcıları, Üst düzey yöneticiler ve Yönetim kurulu üyelerinin toplantı salonundan yalnızca bu analiz süresince ayrılmaları yönünde telkinde bulunması gereklidir. Bu yöntemle sağlanacak rahat ortamda insanların işten çıkarılma korkusu veya yöneticilerin tavır değişikliği korkusu yaşamadan konuşmaları şirketin yararınadır. Birçok problem bu sürede rahatlıkla tespit edilebilmektedir.

7.İletişim Eksikliği:
a.İletişim günümüzde çok önemlidir. Bilgi akışının eksikliği önemli bir noksanlıktır. Gündem, zaman planlaması, katılımcı listesi toplantının amacı açık açık belirtilerek şirket içinde bilgi paylaşımı toplantı öncesinde yapılmalıdır. Bu şekilde tüm katılımcılar bilgi sahibi olacaklarından katkıları amaca uygun olacak ve toplantı çıktıları daha verimli olacaktır.

b.Toplantı öncesinde bölümlerin kendi içlerinde çalışma yapmaması önemli bir eksikliktir. Toplantıya tüm bölümlerin kendi içlerinde SWOT analizi yaparak veya toplantı gündeminde iletilmesini istedikleri hususları belirleyerek katılmalarıyla toplantı zamanının etkin kullanılmasının yanı sıra daha geniş anlamda ortak aklın oluşturulmasına da katkı sağlanmaktadır. Bölümlerin kendi içinde yapacakları çalışmalarda elde edilen çıktıların genel toplantıya taşınmasında etkin iletişim önem kazanmaktadır.

İş Hayatında İç ve Resmi Yazışma Becerileri Eğitimi için Tıklayınız.



8.Motivasyon Eksikliği:
a.Toplantıya katılanların toplantının amacına ulaşmasını sağlamaları için katkıda bulunmaları gerekmektedir. Buda onların motivasyonuna bağlıdır. Moderatör insanları motive etme konusunda etkin yönetim göstermelidir. İnsanları katkı sağlayacak yönde konuşmaya ve davranmaya teşvik etmelidir.

b.Çalışanların motivasyonu aslen şirket yöneticilerin sorumluluğundadır. Toplantıda yöneticilerin olumsuz tepkilerden kaçınmalarının yanı sıra nezaketi korumaları önem taşımaktadır. Yöneticilerin ve katılımcıların pozitif yaklaşımları yapıcı ve olumlu genel atmosferin korunması açısından önem taşımaktadır.

9.Bazı konulara çok fazla odaklanma:
Toplantıda yöneticiler bazen de çalışanlar gündemin bir maddesine çok fazla takılmaktadır, her fırsatta dönüp aynı konuya değinmektedirler. Aynı konuyu tekrar tekrar konuşmanın sonucunda odaklanma problemi ortaya çıkmaktadır ve bunun sonucu zaman kaybının yanı sıra ve hedeften sapma olabilmektedir.

10.Kişilerin söz alması:
a.Konuşma için katılımcılara söz verilmesi ve bu konuşmanın gündemden saptırılmadan devamı moderatörün sorumluluğundadır. Moderatör konuşmacıların konuşma sürelerini mutlaka belirleyerek, gündemin zaman planlamasına uygun akmasını sağlamalıdır. Aksine durumlarda toplantı konusundan sapmakta veya gündem tam olarak ele alınamamaktadır.

b.Bazı kişilerin fikirlerini yok sayma ise yüksek egonun sonucudur, toplantıda baskın karakterler kendi fikirlerini öne çıkarabilmek için bazı fikirleri yok saymak veya bastıracak tavır içine girebilmektedir.

c.Kendini gösterme konusunda çok fazla istekli olmak, Bu ise konuşma konusunda isteksizliğin tam tersidir. Her konuda konuşarak öne çıkma isteği bir müddet sonra toplantıyı kendini ispat platformuna dönüştürmektedir. Moderatör tavrı ve davranışları ile bu tip yaklaşımları filtrelemelidir.

d.Gerek alt grup çalışmalarında gerekse genel çalışmada moderatör insanlara dengeli ve eşit sürelerde konuşma ve düşüncelerini ifade fırsatı vermelidir. Bu süreçte bazen insanlar düşüncelerini ifade etmekte isteksiz davranmaktadır. Konuşmadan ve fikirleri paylaşmadan ortak akıl oluşturulmamaktadır.

11.SWOT analizine olan güven eksikliği:
a.Şirket çalışanları ve yöneticiler SWOT analizinin önemini bilmemektedirler, Bu konuda bilgilendirmenin yapılması gereklidir. Bu bilgilendirme olmadan çalışanlar toplantıda neye, niçin ve neden katkıda bulunduklarını anlayamamaktadır.

b.Şirket yöneticileri toplantı çıktılarını kullanmadığında ve toplantıda elde edilenler yaşama geçmediğinde; çalışanlar geçen sene konuştuk ve söylediklerimiz dikkate alınmadı neden konuşalım tavrına girmektedir. Bu nedenle yöneticilerin SWOT analizine verdikleri önemi davranışları ve kararları ile ortaya koymaları gerekmektedir.

12.Sadece bir kez analiz etmek:
a.Toplantıların çıktılarının toplantı esnasında toplantı tutanağına geçirilmesi önemlidir. Bu çıktıların daha sonra değerlendirilmesi için bu notlar önem kazanmaktadır.

b.Daha sonra yapılacak bir toplantıda sonuçların, çıktıların yönetim kadrosunun bir kısmı ile tek tek gözden geçirilmesi ve gerekli kararların alınması önemlidir. Bu toplantıya moderatörün danışman niteliği ile katılması şirketin isteğine bağlıdır. Eğer çıktılar bir kez, yalnızca yılsonu toplantısın da konuşulur ise çıktıların çoğunun göz ardı edilmesi söz konusu olmaktadır.

c.Yılda bir defa toplanarak konuşmak yeterli değildir, Ana toplantı çıktıları yalnızca bir kez değil, birçok kez ele alınarak problemlerin çözülmesi ve şirkete katkı sağlayacak kararların alınması önemlidir. Sadece bir kez konuşmak ve çıktıları dikkate almamak, şirket çalışanlarını olumsuz yönde etkilemektedir.

13.Toplantı kapanış konuşmasını es geçmek:
Toplantı bitişinde şirketin en üst düzey yöneticisi mutlaka kapanış konuşması yapmalıdır ve bu toplantıda toplantı da elde edilen çıktılardan önemli gördüklerini vurgulamalıdır. Konuşma yapılmadığında çalışanlar çıktıların önemli olanlarını ve toplantıda yaptıkları katkıyı anlayamamaktadır.

Moderasyon ve Moderatör eğitim detayları için tıklayınız.

Toplantıları düzenlemek planlamak, icra etmek ve sonuçlarını raporlamak bütünsel bir anlayış ve ekip çalışması gerektirmektedir. Büyük bir çatı altında değişik şehirlerde, farklı katlarda ve farklı ofislerde çalışan insanların iş akışını ve bütün yapıyı görmeleri mümkün olmamaktadır. Karşılıklı bir araya gelerek konuşma, dinleme ve anlama fırsatları bu toplantılarda yaratılmaktadır. Bu toplantılarda kurumu tanımaktadırlar. Bu toplantıların bir önemli çıktısı da şirket çalışanlarının bir araya gelerek birbirini tanıması ve iletişim kanallarının oluşturulmasıdır.

Bu toplantıların düzenli olarak yapılması şirketin iletişim kanallarının açılması için önemlidir. Toplantı çıktıları stratejik kararlara temel oluşturduğundan Gizliliği önemlidir. Rekabet istihbaratı açısından Toplantı raporları sınırlı sayıda hazırlanmalı ve sadece belli seviyede okunmalı ve paylaşılmalıdır.

Strateji çalıştaylarınızda ve yılsonu toplantılarınız ile ilgili sorularınızı cevaplandırmaktan mutlu olurum.

Şubat ve Mart ayı açık eğitim takvimini duyurular bölümünde yayınlamış bulunmaktayız. Ankara, İzmir, Eskişehir, Bursa, Gaziantep ve Antalya'da katılımcılarımızla birlikte olmak istiyoruz.

Beğendiğiniz yazıları lütfen dostlarınız ile paylaşınız.

Saygılarımla


Fikret GÜZELLER
fikretguzeller@gmail.com
www.fikretguzeller.com