Güz Akademi-Haberler
  • Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Şirket, Kişisel e posta adreslerinin kullanımı ve e posta yazmakta yapılan yaygın hatalar;


(gtag.js) İş hayatında ve özel hayatımızda e posta yazışmaları yapmaktayız, her iş değiştirdiğimizde bir önceki e posta adresimiz geçmişte kalmaktadır. İşe ilk başladığınız gün firmanız size e posta adresi tanımlamakta ve bu adresi iş maksadı ile size sunmaktadır.

 
1.Size Şirket tarafından verilen e posta adresi Kişisel yoksa Kurumsal mıdır?

Bu kurumsal bir adrestir, tıpkı evinizin adresini tanımlaması gibi sizin adresinizi ve imza bloğunuzdan konumunuzu belirtmektedir.

adısoyadı@şirketadi.com verilen adreste şirketinizin adı açıkça yazılmaktadır, açık ve net olarak bu adresin şirkete ait olduğu ve iş maksatlı olduğu görülmektedir. Size bu e posta adresi işinizi yapmanız için tanımlanmıştır ve yazışmalarınızı e posta adresi üzerinden yaparken şirketin size verdiği işin gereğini ve sorumluluklarınızı yerine getirmek için kullanmanız beklenmektedir.

Şirket e posta adresinden yapacağınız tüm yazışmalar şirketin kurumsal imaj ve marka değerine olumlu ya da olumsuz katkıda bulunacaktır.

Kişisel yazışmalarınız için e posta adresinizi yahoo, hotmail ya da gmail gibi bir e posta sağlayıcısından edinebilir, böylelikle kişisel ve iş yazışmalarınızı ayırt edebilirsiniz.

2.Şirket hesabınızdan özel hesabınıza şirket e postalarınızı yönlendirebilir ve özel e postanızdan şirket adına cevap vermeniz uygun mudur?

Şirket e posta adresinden yaptığınız tüm yazışmaların sahibi size iş yapmanız karşılığında ücret ödeyen firmadır.

Şirket e posta hesabından yapılan yazışmaları, içeriğinde geçen bilgileri kendi kişisel (özel)hesabınıza gönderemez ve bu bilgileri kısmen veya tamamen kişisel menfaat veya bir sonraki işinizde kullanmak için kopyalamazsınız.

Şirket e posta adresi yerine kişisel hesabınızdan yazışma yapmanız, gelecekte bu bilgileri kullanmak veya müşteri ile ilişkiyi kişiselleştirerek müşteriyi kişisel müşteri portföyüne aktarma çalışması gibi anlaşılabilir. Buna benzer davranışlar etik değildir.

3.Şirket hesabınızdan yazışmalarınızda kişisel fikirlerinizi ve kişisel yazışmalarınızı yapmanız doğru mudur?

Özel ve şirket e posta adreslerini ayrı ayrı kullanmanın gerekliliğini yukarıda vurguladık.  Şirket e posta adresinden doğru ve haklı nedenlerle kişisel düşüncenizi müşteri veya paydaşınıza paylaşmanız, bu konunun iş konusu ile alakalı olmaması durumunda kişisel düşüncenizi şirket e postasından paylaşmanız anlamına gelir ki, özel ve şirket e postasının ayrı olması prensibine uygun olmaz.

Çoğu insan başarıyı almak olarak düşünür. Oysa başarı, vermekle başlar. Henry Ford

Eğitim sektöründe en çok yazı yazan ve paylaşan firma olmaktan mutluluk duyuyoruz.
Tecrübe ve Bilginin bizi farklı kıldığını biliyoruz.


Paylaştığınız düşünce tam haklılık temeline dayansa bile alıcı sizin gibi düşünmediği ve sizin fikrinize katılmıyor ise yazacağı olumsuz cevap yalnızca size değil aynı zamanda kurumunuza karşı olacaktır. Çünkü e postayı gönderdiğiniz adres şirket adresidir.

Karşılıklı olarak e posta üzerinden yapılacak fikir teatisi veya tartışma, eğer şirket içinde aynı anda diğer kullanıcılara da iletilirse, durum haklı fikrin iletilmesi dışında bir noktaya taşınmış olacaktır. Bu sürecin şirket imaj ve marka değerine nasıl etki edeceği kurum yöneticilerin kendilerine soracağı bir sorudur.

Kişisel düşünceniz veya fikirleriniz ile e posta ortamında hiç karşılaşmadığınız ve tanımadığınız insanlara yazmanız “ayar vermek” olarak algılanabilir. Yukarıda açıklanan nedenlerle kişisel düşüncelerinizi şirket e posta hesabı yerine kişisel adresinizden yazmanız ya da telefonla sözlü iletişimi tercih etmeniz en doğru davranış olabilir.

4.Sinirli ve kızgın iken cevap yazar mısınız?

İnsan kızgın ve sinirli iken mantıklı düşünemeyebilir, eğer sinirli ve kızgınsanız aklıselim düşünemeyebilir ve yanlış kararlar verebilir, kırıcı cevaplar yazabiliriniz. Bundan dolayı cevap yazmadan önce sakinleşmek ve konuyu doğru değerlendirdikten sonra cevap yazmak makul olur. Bazen hiç cevap yazmamak son derece mantıklı olabilir. Konu uzamaz ve karşılıklı gerginlik oluşmaz,

5.Yazım Dili ve Tonu, Üslup nasıl olmalıdır?

Yüz yüze iletişim kurulduğunda beden dili ve sesin özelliklerinin iletişimin %93ünü oluşturması nedeniyle kişilerin doğru anlaşma olasılıkları yüksektir. Yazışmada geri kalan %7'lik bir oran kullanılmaktadır. Bu da doğru ve etkin anlatım teknikleri kullanılmaz ise yanlış anlaşılmalara neden olabilir.

Bu nedenle e posta yazıldıktan sonra hemen gönderilmemeli, önce ekranda demlenmeli yani bekletilerek kısa bir zaman kazandıktan sonra kontrol edilmeli, sonra ton ve üsluptan emin olunduktan sonra gönderilmelidir.  Mesajın tamamını büyük harfle yazmak BAĞIRMAK anlamına gelir. Mesajınızın tamamını bu şekilde yazmamalısınız.

6.Bazı şeyleri yazmak yerine yüz yüze veya telefonla söylemek doğru mudur?

Bir konuda eleştiri yapmak, ya da yanlış anlaşılmaya açık konularda e-posta göndermek tercih edilmemelidir. Bu durumlarda eğer yanına gidip konuşma imkânınız varsa, yanına gidin ve konuşun, Bunun dışında yani birbirinizden uzakta iseniz, günümüz yaygın teknolojisi telefon elinizin altında, uzanın ve telefonla arayın.

Rapor Yazma Teknik/Üslup Eğitimi için Tıklayınız.

Bu durumları geçmişte yaşadı iseniz, tecrübe sahibisiniz, gerektiğinde uygun davranışı seçmeyi biliyorsunuz demektir. İlk tercihimiz vücut dili ve ses tonu birlikte kullanabildiğimiz yüz yüze iletişim olmalıdır. Bu olmuyorsa duyguları taşıyan ses tonunun aktarılabileceği telefonu kullanmayı deneyiniz ve yanlış anlaşılmaların önüne geçiniz.


7.E posta gönderiminde Tümünü yanıtla seçeneğinin seçilmesi doğru mudur?

Gelen e postayı okuduğunuzda konuyu değerlendirmeli ve konu ile ilgili olan ya da olmayan kişileri seçmelisiniz, sonra e postayı göndermelisiniz. Eğer bu seçimi yapmadan tüm adreslere yazdığınız cevabı gönderirseniz, bu durumda konu ile ilgili ya da ilgisiz olan tüm kişiler bu mesajı alacak ve " Bu bana neden geldi? "ya da "Ben bu e postaya ne işlem yapacağım?" diye düşünülmesine neden olacaksınız.

Şirket e postasından bir paydaşa veya müşteriye yazdığınız kişisel fikirlerinizi şirket e posta uzantısına yani şirket içinde yayınlamanız durumunda kişisel ve özel yazışma farkını bilen, bunun gereği farklı adres kullanma gerekliliğini uygulayan çalışanlar ne düşünecektir?
Bu düşüncenizi genelde paylaştığınızda sizin yaptığınız gibi tümünü yanıtla seçeneği ile yanıtlanmış olumsuz bir yanıt gelmesi durumu şirket marka ve imajına ya da yazana ne etki yapar?

8.CC veya BCC'nin uygun olmayan kullanımı nasıl olabilir?

İnsanlar yorgun ve dikkat dağınıklığı nedeni ile hata yapabilirler, e posta listesinde aynı isimde birçok kişi olabilir ve kişi seçilirken istenmeden bir altta ya da bir üstteki isme tıklanabilir. Bunun sonucu olarak yanlış adrese e posta gönderilebilmektedir. 

İş Hayatında İç ve Resmi Yazışma Becerileri Eğitimi İçin Tıklayınız.

Gönderenler, bilgi satırına konu ile ilgisi olmayan veya bilgi vermeye gerek olmadığı halde yöneticilerini eklemektedirler, bu yolla iş yapıyor görünmeye çalışmaktadırlar. Büyük bir şirkette her çalışan bu mantıkta davrandığı zaman yüzlerce e posta, yöneticinin ekranına yığılmaktadır. Sonuç olarak yönetici önceliklerini kaybedebilmekte veya karışmaması gereken birçok konuya müdahil olmaktadır. Bilgiye lüzumsuz yere ilgisiz kişileri koyanlar iş yapayım derken, işi karıştırmaktadır.

Bundan daha vahimi gizli kopya göndermektir. Bu durumda şirket içinde gizli muhbirlik sistemine benzer bir şekilde akış oluşmaktadır. Yönetici kendisine lüzumsuz yere yapılan BCC mesajı gönderene dönüp bana bunu neden gönderdin diye sorarak, sistemin yanlış kullanılmasına müsaade etmemelidir. Aksi halde bilgi satırına ilgisiz kişileri yerleştirme sonucunun benzeri yaşanabilmektedir.

9.Mesajınızda Konu satırına ne yazmalısınız?

Konu satırını boş olarak göndermek doğru değildir, okuyan ilk başta konuya göz atarak zaman planlaması yapmakta ve işlere öncelik vermektedir. Bu nedenle kısa ve içeriği aktaran en etkili konu başlığı seçilmelidir. Merhaba, Selam gibi konu başlıkları içeriği anlatmadığı için alıcı için öncelik vermesini gerektirecek etkiyi sağlamayacaktır.

10.Açılış ve Kapanışta yapılabilecek hatalar nelerdir?

E postanın başlangıcında kişiye adı ile yazmak ve selamlama ile başlamak doğru yaklaşımdır, kapanışta iyi dilekler veya saygı ifadesi ile bitirmek uygun davranıştır. Şirket e postalarında emoji kullanımı ciddiyeti olumsuz etkileyebilir. Kapanışta ve başlangıçta msn dili ile yazmak profesyonelce bir yaklaşım değildir.

11.Mesajın içeriğine ve detaylara dikkat etmemenin sonuçları ne olabilir?

Gelen mesajı okuyup iyice anladıktan sonra cevap yazmalısınız, her satırın bir görünen bir de görünmeyen, arkasındaki anlamını anlamaya çalışmalısınız. Bu şekilde cevap yazmadan önce konuyu kavradığınız için daha doğru cevap yazabilirsiniz.

Etkili Yazışma ve Rapor Yazma Teknik, Üslup Eğitimi için Tıklayınız.

Yazdığınız ve okuduğunuz cümlenin iki anlamı olmamalıdır, yani yanlış anlamaya sebep olmamalıdır. Parantez içinde veya ek not ile cümle iki anlamlı hale çevrilmemelidir. Yazdığınız ve ifade ettiğiniz çok net ve açık anlam ifade etmelidir. Yapacağınız her hata yalnızca size değil, şirketin imaj ve markasına da olumsuz etki yapabilir.


Saygılarımla

Fikret GUZELLER