Güz Akademi-Haberler
  • Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Online (Çevrimiçi) Toplantı Esasları

(gtag.js)  Günümüzde yöneticiler maliyetleri azaltmak ve farklı birçok yere seyahat etmeden, zaman tasarrufu sağlayarak çalışmak, şirketlerde verimliliği artırmak maksadı ile online (çevrimiçi) çalışmalara katılmalıdırlar. Bu çalışma yöntemini şirket çalışanlarına benimseterek kazanımları yaygınlaştırmada öncü rolünü yöneticiler üstlenmelidirler.

Çalışanları, müşterileri veya iş başvurusu yapanları aynı yerde bulundurmak maliyetli olduğu için çevrimiçi mülakatlar, iş görüşmeleri ve toplantılar günümüzde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bununla birlikte salgın hastalık nedeni ile iş dünyamız evden çalışmaya daha fazla ağırlık vermek zorunda kalmıştır. Günümüzün teknolojik yenilikleri salgının getirdiği zorunluluk nedeni ile iş hayatında daha fazla yer almaya başlamıştır.

Her yenilik ve gelişme yeni kuralların öğrenilmesini ve benimsenmesini gerekli kılmaktadır. Bu yazıyı yazma amacım geçmişte çalıştığım Uluslararası Kuruluşların karargâhları arasında yapılan ve VTC (Video Teleconference) olarak adlandırdığımız, e-toplantılardan edindiğim tecrübeleri, evden çalışmanın yaygınlaşması nedeniyle sizlerle paylaşmaktır.

Çevrimiçi toplantı sürecini hazırlık, toplantının yapılması ve sonuç raporunun gönderilmesi olarak üç aşamalı olarak düşünmeliyiz.

Kişisel Gelişim Kendini Bilmekle Başlar.

Eğitim Konularını İncelemek için Tıklayınız.



Toplantıya Hazırlık Süreci:

Online toplantı planlama esasları ile normal toplantı planlama esasları benzer olmakla beraber bazı farklılıklar içermektedir. İlk adımda tüm katılımcıların farklı lokasyonlarda olmasından dolayı katılımcıların toplantıya iştirak etmeleri ve toplantıya hazırlıklı gelebilmeleri için önceden bilgilendirme yapılması bir zorunluluktur.

Bilgilendirme mesajında toplantının amacını belirledikten sonra gündemi ve katılımcıları belirlemelisiniz. Konu ile ilgili olmayanları toplantıya almamanız, gündemden ayrılmanızı ve konunun dağılmasını engeller.

Şirket içi katılımcılar ile toplantı yapılmasında şirket yöneticileri yönetsel yetkilerini kullanarak toplantı planlarken, farklı şirket çalışanlarını davet toplantıya davet etme hususunda nezaket ve protokol kurallarına uyulmasında hassasiyet gösterilmelidir.
Toplantı bilgilendirme ve davet mesajının içeriği maddeler halinde listelenirse:

1.Toplantı amacını belirleyiniz.

2.Toplantı gündemini belirleyiniz.

3.Hangi bilgilerin paylaşılacağına karar veriniz. (Bazı konularda sınırlamalar koyacaksanız, Kişileri özel olarak sınırlama hakkında bilgilendiriniz.)

4.Toplantıya katılacakları listeleyiniz.

5.Toplantının sekreter ve başkanını özel olarak belirtiniz.

6.Toplantı zamanını ve tahmini süresini belirleyiniz. (Yurt dışı katılımcı var ise Toplantının planlandığı ülkenin zaman dilimi belirtilmelidir.)

7.Online Platformu belirleyiniz.(Zoom, Sky-pe, Twiddla vb)

8.Sunum yapılacaksa nasıl yapılması gerektiğini önceden belirleyiniz.

9.e-mail veya başka bir yolla tüm katılımcılara listelenen hususları içeren mesajı atınız.

10.Toplantı katılımı için katılımcılardan bireysel teyit alınız.

Toplantının İcrası:

Toplantıya hazırlık yapmalısınız, yüz yüze toplantıda birçok konuyu toparlamak veya eksiklerinizin nedenlerini anlatabilmek için fırsatınız olabilir. Bununla birlikte çevrimiçi toplantılarda yaratılacak olumsuz imajı düzeltmek için fırsatınız olmayacaktır. Bu nedenle çevrimiçi toplantılarda daha dikkatli olmalısınız.

Toplantıda yüz mimikleriniz ve ses tonunuz duygu ve düşüncelerinizi katılımcılara taşır, bu nedenle toplantıda olduğunuzu unutmadan, profesyonel yaklaşım içinde toplantıda yer almalısınız. Toplantıda dikkat edilecek hususları listelersek.

1.Online Toplantıdan 5 dakika önce sisteminizi test ediniz ve Sisteminizin hazır olduğundan emin olunuz.

2.Zamanında ekranın karşısında hazır olunuz, çağrıya cevap veriniz.

3.Toplantıya tüm katılımcıların katılması ile toplantı başlatılmalıdır.(Toplantıya katılmayacak olan mutlaka toplantıdan önce mazeretini toplantıyı düzenleyene bildirmelidir.)

4.Uygun şekilde giyininiz.

5.Dik oturunuz ve gözleriniz ekranda olsun,

6.Çevrenizde olanları kontrol ediniz.

a.Kamera açısında elbise yığınları olmamalı,
b.Dağınık yatak olmamalı
c.Çocuk gürültüsü veya sizinle sohbet eden kişiler olmamalıdır.

d.Toplantı süresince çevrede gürültü olmamalıdır.

7.Toplantıda ilk konuştuğunuzda mutlaka kendinizi tanıtınız.

8.Toplantı esnasında klavye ile meşgul olmayınız.

9.Bilgisayarda kullanıcı isminiz ve resminizin, temsil ettiğiniz firma imajı ile uygun olmasına dikkat ediniz.

10.Görüntünüzün net olması için gerekli ışık seviyesine dikkat ediniz.

11.Konuşmuyorsanız, mikrofonunuzu kapalı tutunuz.

12.Mikrofona doğru yüksek sesle ve yavaş konuşunuz.

13.Kafa sallayarak veya başka sesler ile onay vermeyiniz. Unutmayınız ekran birçok kişi tarafından paylaşılmaktadır ve sizin sesli cevaplarınız dışındaki ifadeleriniz anlaşılmayabilir.

14.Toplantı esnasında bir şeyler yemeyiniz.

15.Konuşan katılımcıların sözünü kesmeyiniz.

16.Çok uzun konuşmalardan kaçınarak, kısa öz ve anlaşılır biçimde düşüncelerinizi ifade etmeye çalışınız.

17.Soru sorulması için fırsat veriniz ve soruları cevaplayınız.

18.Toplantıyı gündemden ayırmayınız ve kişisel konuları konuşmayınız.

19.Toplantıyı bitirmeden önce, kişilere söyleyecekleri konu olup olmadığını sorunuz ve sonra katılımcılara fırsat verdikten sonra toplantıyı özetleyerek bitiriniz.

Türkiye'de İlk defa pozitif ayırımcılıkla kadınlar için hazırlanmış liderlik programıdır.

Kadın, Güç ve liderlik Eğitimi için Tıklayınız.


Toplantı Sonuç Raporunun Gönderilmesi:
 
Toplantı sonrasında toplantıda konuşulanların, alınan kararların ve beklentilerin yazılı olarak toplantıya katılanlara yazılı olarak gönderilmesinde çok büyük yarar vardır. Bunun için örnek bir format aşağıda bilginize sunulmuştur.

Toplantıda konuşulanlar ve alınan kararlar formata tek tek işlenir, formatın bölümlendirmesin de farklı yöntemler izlenebilir. Verilen görevler, alınan kararlar veya verilen bilgiler bir arada sınıflandırılabilir.

Toplantıda konu edilen her konunun yazılı hale getirilmesi ve bireysel/bölümsel olarak katılımcılara aktarılması ile hem her konunun takibi ve sonuçlandırılması bir esasa bağlanırken, aynı zamanda kişilerin konuları algılama veya anlama kapasitelerine bırakılmaksızın yönetim süreci kontrol ve denetim esaslarına bağlamış olur. Toplantı sonuç raporunda olacak hususlar listelenirse;

1.Toplantı Tarihi ve Yeri

2.Toplantıya Katılanlar

3.Toplantı Sekreteri

4.Toplantının Amacı ve Sonucu

Sıra No

Konu

Gereği

Bilgi

Koordine

Miadı

Açıklama

1.

 

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

 


Bir konu bir kişiye sorumluk olarak verilirken aynı konu başka bir birime bilgi veya koordine olarak verilebilir. Bu şekilde şirket içinde iç akış ve koordinasyonda sağlanmış olur. Bir sonraki toplantıda hangi konu ile kimin sorumlu olduğu net ve açık şekilde ortaya konmuş olur.

Saygılarımla

Fikret GÜZELLER