Güz Akademi-Haberler
  • Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Ben işlerimi nasıl takip edeceğim?

 (gtag.js)  Bugüne kadar yazılan yazılarımızı kısaca hatırlarsak yönetimle ilgili birçok hususa değindik ancak şirketlerde en çok sıkıntı çekilen hususlardan bir tanesinin iş takibi olduğunu gözlemlemiş bulunmaktayım. Yönetici konumunda bulunan bir insan çalışanlarına herhangi bir işi tevdi etmiş bulunabilir, bu durumda ortaya iki konu çıkmaktadır bir tanesi yöneticinin verdiği görevi takip etmesi öbürü ise işi alanın konu ve gelişmeler veya sonuç hakkında yöneticiye bilgi aktarmasıdır.

Stratejik Yönetim ve Rekabet istihbaratı Eğitimi için Tıklayınız.

Buradan hareketle klasik anlamda yönetici verdiği görevle ilgili olarak defterine veya ajandasına not düşmelidir ve not düşerken bu işin bitmesini istediği tarihi de yanına not etmeli ve aynı zamanda bu süreyi çalışanına belirtmelidir,


Bu şekilde yapılmasına rağmen çalışanların verilen görevi not etmemesi veya işi bitirdiği halde sonucunu yönetime bildirmemesi şirket içinde çeşitli aksaklıkların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Bu durumda karşılıklı bir bilgi akışının sağlanması için yönetici yapacağı günlük kısa süreli iş toplantısına gelirken takip edeceği konuları yazarak gelmeli ve soru yönelterek çalışanlarından aldıkları görev ile ilgili hangi aşamada olduklarını takip etmelidir. Eğer çalışan sürekli bir bilgi akışı sağlıyorsa aynı konuyu tekrar gündeme alarak konuşmak gerek zaman kaybına yol açarken diğer yandan çalışanın motivasyonunu olumsuz olarak etkileyecektir.

Çalışan işin yapılması esnasında kendi kararı ile çözebileceği hususları kendisi çözebilecektir ancak bu konuda yöneticinin şirket içinde tanıdığı inisiyatif ve sorumluluk esaslarına uygun davranmalıdır, eğer kendi çözemeyeceği bir konu ise yöneticisine danışarak çözüm için gerekli detayları alması gerekir. Ancak günümüzde bazı şirket çalışanları sonuç olumsuz olunca çözüm aramak yerine konuyu olduğu gibi bırakmakta ve yöneticisine bilgi aktarmamakta sonuç olarak bu konu yönetici tekrar soruncaya veya hatırlayıncaya kadar geçen sürede çözümsüz kalmaktadır.

Etkin Müşteri İlişkileri ve Pazarlama Becerileri Gelişim Atölyesi için Tıklayınız.

Burada hem yönetici hem de çalışan hatalıdır çünkü çalışan sonucu veya aksaklıkları yönetime bildirmemiş, yönetim ise konuyu takip etmemiştir. Bunun üstesinden yönetici kendi kurduğu bir sistemle gelebileceği gibi
 kuracağı sistem içinde yönetici asistanı vasıtası yardımı ile konuları takip edebilir. Burada her yöneticinin kendi tercih ettiği bir sistemin kurulması mümkündür. Yöneticinin teknoloji ile arasının iyi olduğunu kabul edersek yönetici bilgisayardaki Outlook programı vasıtası ile konuyu takip edebilir, buradan e mail ile görev verilebileceği gibi maile görev ile ilgili dokümanların eklenmesi mümkün olacaktır. Yönetici teknoloji yerine yönetici asistanının hazırlayacağı görev ve iş takip formları ile konuyu izleyebilir. Sistemin nasıl kurulacağı ve işleyeceği yöneticin plan ve sistem kurma anlayışı ile doğrudan ilgilidir, kuracağı sistem veya metodun şirket içinde işlemsi için basit anlaşılır ve kabul gören bir istemi tesis etmesinde fayda vardır.

Ancak unutulmamalıdır ki şirket içinde birçok husus takip edilmektedir ve bunların bazıları tek bir bölümü değil aynı zamanda diğer bölümleri de ilgilendirmektedir burada koordinasyonu sağlamak ve çatışmaları engellemek yöneticinin görevidir. Görüldüğü gibi iş takibi yapmak yalnızca işin bitip veya bitmemesi ile ilgili değildir. Aynı zamanda şirket içi kişisel çatışmalarında önüne geçebilmek için iş takibi son derece önemlidir. 

Çalışanlar açısından iş takibinde işi tamamladığı zaman e-mail veya telefon ile sonuç bildirebileceği gibi yüz yüze de görüşmeyi de tercih ederek neticeyi bildirebilir. Diğer bir yöntem olarak yönetici asistanına yazılı veya sözlü bilgi aktarabilir ancak tercih edilen yöntem yazılı olmasıdır çünkü yaptığınız veya neticelendirdiğiniz bir işi sözlü olarak aktardığınız kişinin bu sonucu aktarmada eksik veya yanlış anlamasından doğan sonuçlarla karşılaşma riskini ortadan kaldırmış olursunuz.

Sözsüz İletişim ve Liderlik Eğitimi İçin Tıklayınız.

Size yönetici veya çalışan olarak her işin size görev olarak verilmesini veya söylenmesini beklememelisiniz çünkü sizin iş tanımınızın size yüklediği görevler vardır bunları normal olarak yapmalı ve sonucunu takip etmelisiniz bunu için iş takip listesi tutabileceğiniz ve not alabileceğiniz gibi Outlook tan istifade ederek işlerinizi takip edebilirsiniz. Burada not tutmanın yararını gördüğünüzü uzun zamanda fark edeceğinize emin olabilirsiniz.


Burada vurgulanmak istenen husus şirket içinde yönetici iş takibi için bir sistem tesis edebilir ancak çalışanların da kendi işlerini takip edecekleri bir sistem veya yöntem bütünlüğüne ihtiyaç duyduklarıdır.

Bunu bir örnek olarak ele alalım, yönetici asistanı gelen bir aramaya cevap verdiğinde arayanı not ederek bunu yöneticiye aktarmalıdır. Ancak not etmeyip bilgiyi yöneticiye aktarmadığında yani unuttuğu veya önemsemediği durumlarda arayan kişi geri dönüş olmadığı için farklı düşünebilecektir bu durumda yönetici asistanı bilinçsiz olarak yani kasıt unsuru olmadan yöneticinin iş veya özel ilişkilerini olumsuz olarak etkilemektedir. Bunun önüne geçmenin yöntemi de her arayanı ayrı bir kâğıda kayıt ederek yöneticiye aktarmaktır.

Çalışanların tamamının bazen notlarını kontrol etmesi ve yapılmayan işleri veya devam edenleri tekrar programlarına almalarında çok büyük fayda vardır.

Bu alınan notların yanına kişisel olarak ayrı bir not düşmenizde fayda vardır, bazen yöneticinize sonucu bildirdiğiniz halde hayır bana söylemedin gibi bir cevapla karşılaşabilirsiniz bu durumda yazılı geçmenin faydası ortaya çıkmaktadır, eğer bunu e mail ile yaptıysanız o taktirde siz cevap olarak ben size e mail ile göndermiştim tekrar göndereyim dediğinizde sizin için iki yönlü kazanç olacaktır bir yöneticiniz sizin işinizi sıkı takip ettiğinizi anlayacak ve gelecekte size kendini zor durumda bırakmamak için sonucu bana bildirmediniz demeyecektir.

Buraya kadar anlatılarımızdan yazılı olarak gerek görev almanın gerekse sonuç bildirmenin yararlı olduğunu görmüş durumdayız ancak bu her konuyu yazın ve bürokrasi yaratın anlamına gelmemektedir. Siz işin önem ve gereklilik derecesine bağlı olarak yazılı sonuç bildirmelisiniz.

Kişisel imaj ve Beden dili Eğitimi için Tıklayınız.

Fakat unutmayınız ki çok detaylı yazacağınız rapor gerek sizin gerekse yöneticinin zamanını alacaktır bu nedenle kısa ve öz yazmalısınız. Raporun içeriği yönetimin istek ve beklentilerini karşılayacak kadar öz ve açık anlaşılır olmalıdır. Burada basit bir örnekle konuyu betimlemekte fayda var, yemek şirketinde mutfakta çalışan aşçıya irmik helvası çok güzel olmuş nasıl yaptınız sorusu sorulduğunda, Aşçı konuya irmik nereden alındı ve oraya nasıl gidildi ve kaç liraya alındı ile başlıyorsa; konuyu ve bekleneni karşılayacak cevap vermemiş olmaktadır. Bu nedenle en kısa ve en anlaşılır bilgi aktarımı esas olmalıdır.


Bazen yöneticinize sözlü bilgi aktarımı yaptıktan sonra yöneticinin yanından ayrıldığınızda birden birkaç hususu söylemediğinizi hatırlayıp tekrar yöneticinin yanına giderek pardon efendim birde şunlar vardı demeniz sadece sizin unutkan olduğunuzu değil aynı zamanda not almadığınızı ve söyleyeceklerinizi bir mantık zinciri içinde dizmediğinizi ortaya koymaktadır.
Yönetimde izlenecek yöntemler kişinin tecrübe ve bilgi birikimine bağlı olmakla beraber, her şirkette bu konuda bir birikim ve sistem mevcuttur. Yeni işe başladığınız bir şirkette mevcut bir iş takip sistemi varsa iş takibi anlamında bunu geliştirmek için tedbir almak doğrudur. Ancak komple bir sistemi sadece kendi sisteminizi koymak ve kendimizi ispatlamak açısından ortadan kaldırmak yöneticiye kısa sürede biraz zorluk ve mücadele getirir. Sisteminiz oturur ve başarılı olursa uzun sürede size ve çalışanlarınıza rahatlık getirecektir. Çünkü şirketlerde iş takibi son derece önemli bir husustur. Yöneticinin iş takibi yapması onun ve ekibinin başarılı olması için son derece önemlidir.
 
Sorularınız için mail atabilirisiniz. Eğitim ve Toplantılarınızda beraber olmak dileklerimle hepinizi saygı ve sevgi ile selamlıyorum.

Fikret GÜZELLER
fikretguzeller@gmail.com