Güz Akademi-Haberler
  • Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Karar, Rapor, Geri Bildirim, İş Takibi ve Yöneticilerin Başarısının 5N1K İle Bağı;

(gtag.js) Rapor kelimesi, Fransızca rapport kelimesinin Türkçemize geçmiş halidir. Azerbaycan Türkçesinde hesabat kelimesi, Türkmence hasabat rapor kelimesinin karşılığı olarak kullanılmaktadır.

Hesabat kelimesinin tanımladığı gibi rapor, hesap vermek anlamını taşır, meydana gelen olay veya yerine getirilen görev ile ilgili bilgilerin hiyerarşik sıra ile arz edilmesini içerir, tüm işletmeyi bilgilendirmek amacı ile kaleme alınabilir.

Hesabat kelimesi rapor tanımın anlamının anlaşılmasını bence kolaylaştırmaktadır. Her hangi bir konu ya da olayla ilgili inceleme sonucunu tespit ederek bildirmeye rapor vermek denilir, Raporlar "Yazılı, Sözlü, Görsel, Elektronik" olarak verilebilir.

1.
Devlet kurumlarında, şirketlerde, organizasyonlarda soruşturma, inceleme, kurum içinde idari inceleme sonucunda yazılı hale getirilen dokümanlar rapor olarak adlandırılır.


2.Devlet, kurum, şirket veya organizasyonlarda iyileştirme, gelişmeler sağlamak veya problemleri ortadan kaldırmak için yazılan raporlar vardır. IV Murat döneminde Evliya Çelebi'nin yazdığı "Dustur’ül Amelli-Islahi’l Halel" ve Koçibey'in kaleme aldığı "Koçibey Risalesi" Osmanlı devletinin geleceği için yapılması gereken yönetimsel değişimleri içeren rapor örnekleridir.

Soruşturma, idari inceleme ve iyileştirme tavsiyeleri içeren rapor yazılmasında kullanılacak dil kalıpları farklıdır. Bu raporların hazırlanma ve sunulma biçimleri yönetim rapor sistemine göre değişim gösterir.

3.Hastalık ve mevcut durumu gösteren tespitleri içeren veya tedavi süresi gibi bilgileri içeren doktorların yazdığı belgeler rapor olarak adlandırılır.

4.Geribildirim, çalışanların karşılaştıkları bir durum karşısında kendilerinden beklenen performans ve davranışları göstermeye öncülük etme sürecidir. Bir kişinin performansını iyileştirmek temel olarak kullanılan tepkilerdir, bir kişinin bir görev performansı vb. hakkında bilginin geri aktarımıdır. Yazılı olarak yapıldığında geri bildirim raporu olarak adlandırılır, sözlü olarak da yapılır.

Geri bildirim ve rapor karıştırılmaması gerek iki ayrı fonksiyondur. Rapor ve geri bildirim arasında amaç ve kullanım şekilleri açısından farklar vardır. Rapor her hangi bir konu, durum, gelişme ya da olayla ilgili inceleme ile tespit edilen bilgiyi içerir. Bu bilgi çalışanın tutumunu, davranışını değiştirmeyi veya kişisel gelişime ihtiyaç duyup duymadığına karar vermek için kullanılabilir. Diğer bir deyişle performans sorgulaması yapılabilir.

Değerlendirmelerin sonucunda geri bildirim verilmesi mümkündür. Geri bildirim alıcının yararınadır. Geri bildirimin amacı, kişilerin gelişmelerine yardımcı olmak ve olumlu davranış veya eylemlerini güçlendirmektir. Kişilerin gelişimine yardım edecek ve ilerlemeyi sağlayacak şekilde tasarlanır. Geri bildirim yazılı olarak yapılır ise adı Geri bildirim raporu olarak adlandırılır, yazılı olduğu gibi sözlü olarak da geri bildirimin yapılması mümkündür.

Liderlik ve yöneticilik eğitimlerinde gerek kamu gerek özel sektörde çalışana görev verilmesi aşamasında 5N1K'nın kullanımında aksaklıklar olduğunu gördüm. Eksik bilgi içeren görev ifadeleri icra ile planlama arasında kopukluklar olmasına neden olmaktadır. Dolayısı ile raporlama ve elde edilen sonuçlar anlamında organizasyonlarda yetersizliklere neden olabilmektedir.

Shakespeare'in "Brevity is the soul of wit" sözü "Laf Kalabalığı Yapmak Seni Daha Akilli Göstermez" veya Alman kökenli Amerikalı mimar Mies Van Der Rohe's ifade ettiği gibi "Az Daha Fazladır" ilkelerine uygun olarak görevi verme sürecinde sözlü ve yazılı olarak ifadesinde iletişim prensibi olarak keep it simple, stupid (KISS), "Basit Tut, Aptal Bile Anlayabilsin" kullanılması tercih edilmesi gereken temel prensiptir.

5N1K'nın kullanımında kısa, basit ve en kolay anlaşılacak yapıda görevin ifade edilmesi esastır. Burada dikkat edilmesi gereken husus Mevlana'nın dediği gibi "Sen Ne Söylersen Söyle, Söylediğin, Karşısındakinin Anladığı Kadardır." ilkesine göre mesajın karşıdakinin anlayabileceği basitlikte ve sadelikte olmasıdır.



Problemlerin tespiti, teşhisi, çözüm alternatiflerin oluşturulması, alternatiflerin karşılaştırılması, kararın verilmesi ve kararın 5N1K ile ifadesi, hedeflerin belirlenmesi, rapor formatlarının oluşturulması, rapor verilmesi, performans değerlendirilmesi ve geri bildirimin tam merkezinde yöneticinin soru sorma becerisi oturmaktadır.

Çok iyi bir yönetici olabilmek için çok iyi soru sorma ve sorgulama becerisine sahip olmanız gereklidir. Çok iyi soru soramayan yöneticiler başarılı olamazlar. Çok iyi soru soramayanlar iyi rapor alamazlar ve rapor değerlendirmesinde birçok noktayı kaçırırlar.

Aslında kendini bilmek, sınırlarını anlamak kendine başarılı ve tarafsız soru sorarak cevaplandırmaktan geçer, kimse cevaplarınızı görmez ise vicdanınız size en doğru yanıtları verdirecektir.

Stratejik yönetimde başarılı olabilmek için rapor sistemini başarı ile oluşturmanız ve işletmeniz gerekir. Rapor sisteminin başarı ile işlemesi sizin iş takibini ne kadar başarı ile yaptığınıza bağlıdır.

Yönetimde aşağıdan-yukarı doğru verilen raporlar, hesap verme niteliğindedir ve verilen işin/ görevin yapılıp, yapılamadığı, yapılamadı ise nedenlerini içerecek şekilde ifade edilmesi gereklidir.

Yönetimde verilen ve alınan raporlar ile verilen görevlerdeki 5N1K'nın karşılaştırılması ile performansın ölçülmesi sağlanır, kurumsal ve bireysel performanslar ölçülebilir. Bireysel performans ile ilgili olumlu veya olumsuz geri bildirim yapılabilir.

Özel sektörde çalışırken bir firma sahibinin idari İşler müdürüne görevler verdiğini ve müdürün defterine not ettiğini gördüm. Patron/Genel Müdür bu iş ne zaman biter diye sorduğunda idari işler müdürü en kısa sürede diye cevap verdi. Patron/Genel Müdür defterini açtı ve şu ana kadar sana 71 tane iş ve görev verdim. Bunların hiçbirini bitirdim veya durumu şudur demedin! diye bağırdı. Muğlak cevaplar depodan su sızıntısı gibidir.

Bu örnekte iş takibinin nasıl yapıldığı, rapor beklentisini ve rapor vermeyen çalışana geri bildirimin sözlü olarak verildiğini görmüş oldum.

Raporlama aynı zamanda bir denetim ve kontrol mekanizmasıdır. Rapor hazırlamanın amacı çeşitli yönetim seviyelerine zamanında bilgi sağlamaktır.

Raporlamanın doğru zamanda ve doğru içerikle yapılması problemlerin tespiti, sorunların çözümü ve kararların gözden geçirilmesi, güncellenmesi açısından önemlidir. Raporlamanın zamanında yapılması aynı zamanda iş takibi açısından önemlidir.

Raporlamanın iş takibi açısından zamanlı yapılması için çalışanın rapor vermesi kadar yöneticinin iş takibi açısından rapor alacak şekilde konuyu gündemde ve takipte tutması gereklidir. İş hayatında yönetici olarak çalışanlarınıza sürekli görevler veriyorsunuz, temelde bunların kaçının yapıldığından haberdarsınız veya takip ediyorsunuz.

İş takibinde başarılı değilseniz, verdiğiniz görevleri takip etmiyorsanız, başarınız başkalarının iş takibine ve sorumluluğuna kalmış demektir.

İş takibi ve raporlama için çalışanlar ile konuştuğunuzda, mesaj attığınızda iletişim kanallarının açılacağı ve iletişimin hızlanıp kuvvetleneceği bir gerçektir.

Bu yazıda yöneticinin soru sorma becerisinin yönetim başarısına doğrudan etki sağladığını ele aldım. Yukarıda şekilde yönetim sürecinde birbiri ile bağıntısı ve etkisini gösterdiğim konuların tamamını değerlendirmeniz için size bir uygulama önereceğim.

Yapacağınız bir uygulama ile soru sorma becerinizi ve şirketinizdeki raporlama sistemini ve kendinizin iş takip beceri ve başarınızı değerlendireceksiniz.

1.Gelin bu hafta, pazartesiden başlayarak her verdiğiniz görevi, yapacak kişi ve bitmesi gereken tarihi, amaç ve beklentinizi, başarı kıstasını defterinize not ediniz.

2.Verdiğiniz görevlerden siz sormadan gelen görsel, sözlü veya yazılı raporları deftere işaretleyiniz/işleyiniz. 

3.Bir sonraki hafta başında pazartesi, kişileri teke tek arayarak verdiğiniz görevlerin sonuçlarını sorunuz? (Eksiklik ve aksaklıklar varsa nedenlerini irdeleyiniz ve neden öğrenmediğini, bilmediğinizi çalışana soru olarak yöneltiniz.)

4.Sonra tüm defterdeki değerlendirmeler bitince işin bitip, bitmediğine, eksiklik, aksaklık ve gelişmelere göre kişileri değerlendiriniz.

5.Sizin görev verirken ortaya koyduğunuz başarı kıstasına göre kişinin performansını değerlendiriniz.

6.Başarısızlık var ise görevin verilmesindeki 5N1K'nın yeterli ve doğru olup olmadığını, amacı, hedefleri içerip içermediğini sorgulayınız? (Kendinizi sorgulayınız)

7.Raporlama açısından çalışanın kullandığı 5N1K ile sizin verdiğiniz 5N1K arasında boşluk olup olmadığını diğer bir deyişle çalışanın size söylemediği veya geçiştirdiği konular olup olmadığına bakınız. Çalışanın yöneticisini paketleyip paketlemediğini anlamaya çalışınız.


8.Bu aşamaları tamamladığınızda, göreceğiniz büyük resim şunları içerir,
  • Yönetici olarak kendinizin iş takip performansını,
  • Çalışanlarınızın iş takip performansını,
  • Raporlama performansını, ((Aldığınız rapor sayısı)/ Verilen iş Sayısı) = Başarı yüzdesi
  • Sizin görev verme esnasında kişiye ve duruma göre işi anlatıp anlatamadığınızı görmüş olursunuz. (5N1K kullanımı)
  • Yönetimde görünür eksikliği ve kurumsal performansı tek bir bütünsel görünümünü elde etmiş olursunuz.
9.Yönetimin etkinliğini artırmış olursunuz.

10.Bu çalışma ile sorunlara hızlı yanıt verme imkânını sağlamış olursunuz.

11.Hedef ve amaçlara ulaşmada düzenli ve istikrarlı çalışma temposu yakalanmış ve çalışanlar motive edilmiş olacaktır.

Gerek raporlama, gerekse geri bildirimde ana çarpan, karşınızdaki yönetici/personelin kendini ifade edebilme oranıdır. Eğer personel kendini tam olarak ifade edebiliyorsa, bu oran 1(Bir)’dir.

Kendini ifade edebilme yeteneği, personelle doğru orantılı olabildiği gibi, yöneticinin personeline tanıdığı alanla da doğrudan orantılıdır. Eğer yönetici personeline kendini ifade etmesi için tam özgürlük ve güven sağlayabiliyorsa, doğru yolda demektir.

Rapor çeşitleri, faaliyet alanlarına, bölümlere, yapılan işlere göre değişim ve isimlendirilebilir. Organizasyonda görev alan yöneticiler bu raporların çeşit biçim ve akış yönleri, zamanlarını biçimlendirirler.

Her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardır. Bu yöneticilerin yönetim biçimlerine göre değişim gösterir. Yukarıdaki çalışmayı yaptıktan sonra raporlama ve iş takip sisteminizi kendi prensip ve beklentilerinize göre yeniden tesis edersiniz.

Ben patronum, CEO'yum, üst yöneticiyim, hiyerarşik akışı kırarım konulu yazımda raporlamada hiyerarşik yapının hangi durumlarda kırılabileceğini ve bunların normal karşılanacağını ifade etmiştim, acil durumlarda veya bilginin çok hızlı karar süreçlerine entegre edilmesi ihtiyacı olduğunda hiyerarşik yapı rapor akışında kırılabilir.

Yalnızca alttan-yukarı raporlar gönderilmez, gerektiğinde yukarıdan-aşağı doğru yönetim raporları yayınlanabilir. Yönetim raporları performans verilerini ve analizlerini içerir. Böylece yönetim kararlar alabilir ve diğer üst düzey yöneticilere tavsiyelerde bulunabilir. Stratejik kararlar için altyapı oluştururlar ve yol gösterirler.

Raporlama ve İş takibi stratejik yönetimde performansların takibinde ve hedeflere ulama konusunda çok önemli bir yere sahiptir.

Bu yazıda size önerdiğim uygulamayı yaptıktan sonra kendinizi değerlendirdiğinizde, kendini bilmek konusunda ilerleme sağlamış olacaksınız. Bu çalışmada kişisel gelişim için gerekli alanları tespit ederseniz lütfen irtibat kurunuz.

Kendini, Sınırlarını Bilen Yönetici Şirketini Başarıya Taşır

Beğendiğiniz yazıları lütfen dostlarınız ile paylaşınız.

Saygılarımla

Fikret GÜZELLER
Kaynaklar
https://en.wikipedia.org/wiki/KISS_principle