Güz Akademi-Haberler
  • Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Günlük İş hayatında kısa süreli toplantı idaresi

(gtag.js) 
GÜNLÜK İŞ HAYATINDA KISA SÜRELİ TOPLANTI İDARESİ
 
İş hayatımızda toplantılar çok büyük yer almaya başladı, toplantılarda çok uzun zamanlar harcıyoruz. Bu toplantıların gerekliliği ve önemi tartışılmaz ancak her zaman aynı derece de verimli neticeler aldığımız söylenemez.
Bugün ise ben klasik anlamda yapılan toplantıların dışına çıkarak günlük iş temposunda sabahları yapılması gereken şirket faaliyetleri ilgili olarak yapılacak olan kısa süreli görevlendirme ve koordinasyon amaçlı toplantılardan bahsedeceğim.
Sun Tzu Felsefesiyle Stratejik Yönetim ve liderlik Eğitimi için Tıklayınız.

Öncelikle her toplantının amacının belirlenmesi gerektiğinden yönetici akşam şirketinden çıkmadan önce bir sonraki gün yapılması gereken işleri, devam edenleri, sürekli tekrarlayan işleri listelemeli ve karşısına ilgili bölümleri not etmelidir. Bir önceki gün başlayan ancak henüz sonucunu almadığı işleri de kayıt altına almalıdır.
Bu toplantı mesai başlangıcından 10 veya 15 dakika sonra başlamalı ve maksimum süresi 15 dakika olmalıdır. Toplantının icra şeklinde dikkat edilecek husus toplantı yerinin şirket içinde insanların ayakta durarak bir daire oluşturabileceği yer olmalıdır. Bu süre içinde toplantıya katılanların oturması ve rahatlaması için imkân yaratılmamalıdır. Yönetici zamanı etkin kullanacağına ve kısa süreli toplantıyı bir sabah sohbeti için ortam haline getirmeyeceğine inanıyorsa toplantı odasında bu kısa süreli bilgi paylaşımını yapabilir. Ancak tersi olduğunda süre sohbet içinde harcanır ve uzun sürerse yöneticilerin toplu bulunmasından dolayı şirkette işler gecikecek veya aksayacaktır.
Neden bu kısa süreli toplantı ayakta yapılmalıdır sorunsunun cevabı ise ayakta bir başkasını bekleyen insanlar daha sabırsız olurlar ve dolayısı ile bir odada yapılan ve rahat eden sohbet eden insanların toleransı katılımcılarda olmaz, insan psikolojisinden yararlanmak etkin zaman yönetimi için bir yöntem olarak ortaya çıkacaktır.
Yerel yönetimlerde inovasyon kavramı ve uygulamaları için Tıklayınız.

Şirkette toplantıya bölüm müdürleri katılmalı ve Genel Müdür ile birlikte ayakta çok hızlı sonuç odaklı bir süreç yaşanmalıdır. İhtiyaç duyulduğunda farklı kişilerde bu toplantı için davet edilebilir. Burada izahı uzun sürecek ve detaylı bilgi alış verişi yapılacaksa bu konu diğer bölümlerin zamanını almayacak şekilde kısa süreli tutulmalı veya özel görüşme için zaman verilerek toplantı sonuna bırakılmalıdır. İhtiyaç duyuluyorsa ilgili bölüm yöneticisi ile yüz yüze bir konuşma ile konu detaylandırılabilir. Sorunlar anında tespit edilir ve çözüm aranması için fırsat yakalanır.
Bu 10 – 15 dakikalık sürede ilgili müdür yok ise vekili toplantıya katılmalı ve faaliyetlerin şahıslara değil şirket içi süreçlere ve sistemlere bağlı olduğu vurgulanmalıdır. Bu şekilde günlük olarak yapılan kısa süreli toplantının bir diğer faydası da çalışanların işe zamanında gelmeleri ile birlikte rapor verme ve sonuç bildirme zorunluluğu ile karşılaşacaklarından bir gün sonrası için yapılan faaliyetleri takip ederek sonuçlandırmaya çalışması ve aksaklıkları zamanında tespit ederek reaksiyon göstermeleri imkânı ortaya çıkacaktır.
Ertesi sabah bir önceki gün yapılan işlerin neticesi sorulacağından bölüm ve kısım yöneticileri akşam işten çıkmadan ertesi sabaha hazır olmak için konuyu takip etmek zorunda kalacaklarından iş takibi ve kontrolü şirket içinde artacaktır.
Bu tip toplantılar önemli kararlar almaktan daha çok günlük faaliyetlerin yürütülmesi ve takibi için önemlidir, ancak yönetici şirket içindeki bütün faaliyetleri zamanında takip ettiği ve ilgilendiği için haftalık ve aylık toplantılardaki kullanılan süre çok daha kısa olacaktır. Kısa bir toplantı olmasına rağmen burada konuşulanlar mutlaka not alınmalıdır.
Rapor yazma teknik/Üslup Eğitimi için Tıklayınız.

Yönetici toplantının amacını unutmamalıdır. Toplantıyı iyi yönetmek son derece önemlidir, burada yönetici toplantının amacına uygun davranmalı ve konunun diğer alanlara sapmasını, dağılmasını engelleyerek maksimum verimliği almaya çalışmalıdır. Toplantı bitiminde alınan kararların ve verilen görevlerin hayata geçirilmesi gerekiyor. Yöneticiler toplantı idaresi konusunda yeterli tecrübeye sahip olmayabilirler ancak bu zamanla elde edilir.
Bu günlük kısa süreli toplantı ile haftalık, özel konulu, sunum amaçlı, konferans, seminer veya acil toplantılardan farklıdır ve bu toplantılarda günlük iş akışı ile ilgili kararlar alınır, önemli kararların alınması için yapılacak toplantılar farklı format ve içerikle olmalı toplantıya katılımcılar hazırlıklı gelmeleri sağlanmalıdır. Kısa süreli toplantılar, haftalık toplantının olduğu gün dışında her gün yapılmalıdır. Bütün şirketlerde şirketin yapısına ve faaliyet alanına göre yapısını ve günlük konularını zaman içinde belirleyecektir. Her gün tekrarladıkça bu toplantı faaliyet sonu geri besleme ve iş takibi için uygun bir platform haline gelecektir.
Bir önceki sayıda ele alınan dinlemeyi bilmek, soru sormak ve yönetmek konulu yazının kısa süreli toplantıda uygulandığını düşünürsek ikisinin bir bütünlük oluşturduğunu değerlendiririz, gerçekte iyi bir yönetici dinlemeyi bilmeli ve soracağı sorularla hem personeli araştırmaya yönlendirmeli hem de yönetmelidir.
Asla Unutmayınız, yönetici planlama yapar, organize eder, kontrol eder ve yönlendirir ve yönetir, Yönetici asla ben gençken diye başlayarak toplantılarda kendini göklere çıkarmaz ve hatıra anlatmaz.

Saygılarımla
Fikret GUZELLER