Güz Akademi-Haberler
  • Anasayfa
  • Favorilere Ekle
  • Site Haritası

Stratejik planlama toplantısını etkin kılan, örnek gündemin içinde olduğu 16 esas;

  (gtag.js) Genel olarak başarılı, verimli strateji toplantısı için iki gün süre yeterli olabilmektedir. Toplantı çıktılarının raporlanma süreci ve etkin stratejilerin yönetim kurulunca değerlendirilmesi, seçilmesi, aksiyon planları, bütçeleme ve hedeflerin kırılımı bu sürenin dışındadır.  

Stratejik planlamadan sorumlu bir bölüm kurumda yoksa bu süreçten önce kadrosunun oluşturulmasında ve görev tanımlarının yapılmasında fayda vardır. Sorumlu bölüm toplantıdan sonra planlamanın devamını, tamamlanmasını ve yapılan planlamanın uygulaması belirlenen ölçütlere göre hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını takip edecektir.

Strateji planlama toplantısının, planlama safhasından başlayarak ve uygulamasının etkin ve verimli olarak tamamlanması için önem taşıyan örnek gündemin içinde olduğu, 16 esası değerlendireceğim.

Planlama toplantısının etkin yönetilmesinde otoriter ve bilgili bir toplantı yöneticisine ihtiyaç duyulmaktadır. Otoriter, etkin ve tecrübeli moderatörün katkısıyla; planlamanın şirket ihtiyaç ve yapısına uygun detaylandırılması ve toplantı akışının plana uygun olarak sürdürülmesi mümkün olmaktadır.

Toplantının verimli ve etkin olmasını sağlamak için bağımsız, dışarıdan bir moderatörle çalışılmasının pozitif sonuçlarının olduğu görülmektedir. Bağımsız moderatör, şirket personelinin ve yöneticilerinin plan dışına çıkılması veya konunun saptırılması girişim ve taleplerini önleyerek, toplantının amacına uygun devamını sağlama imkânına sahip olmaktadır.

Moderatör, toplantıda süreçler, analizler hakkında kısa süreli bilgi vererek, eğitim uygulamaları yaptırmalıdır, çünkü toplantıya katılanların bir kısmının analiz tekniklerini bilmedikleri ve stratejik planlamaya vakıf olmadıkları görülmektedir. İyi bir moderatör toplantı süresini hem eğitim hem de planlamanın yapılması için değerlendirecek yetkinlikte olmalıdır.

Firmanız için tecrübe ve bilgi önemliyse, Toplantınızın verimli geçmesini istiyorsanız, moderatörlük talebinizi oluşturmadan önce moderatör başlığını inceleyerek karar vermelisiniz.


Şirket yöneticileri, Şirketin büyüklüğüne ve strateji toplantısından beklentilerine bağlı olarak toplantının planlama ve uygulaması sürecinde moderatör seçiminde dört alternatifi değerlendirerek karar verebilirler.

a)Bağımsız tek bir moderatörle çalışılması: Moderatör şirketin ekibine liderlik edebilir, yazman ve masa yöneticilerini şirket içinden seçebilir, İhtiyaç duyulacak yardımcı personeli de şirketten talep edebilir.

b)Bağımsız bir moderatör ve yazmanla çalışılması: Moderatör, yazmanı kendi ekibinden getirebilir, masa yöneticilerini şirket içinden seçebilir, İhtiyaç duyulacak yardımcı personeli şirketten talep edebilir.

c)Bağımsız bir ekiple çalışılması: Moderatör, yazman, masa yöneticileri ve tüm toplantıda yardımcı olacak personeli şirket dışından sağlanabilir.

d)Şirketten moderatör görevlendirilmesi: Kurum içinden toplantı yöneticiliği yapabilecek, özgüvenli, tüm çalışanlara eşit mesafede durabilecek bir kişi görevlendirilebilir, Bu durumda yazman ve masa yöneticileri de kurum içinden olacaktır.

2.       Tanımlama:
Stratejik planlama toplantısının amaçları ve hedefleri çok açık ve anlaşılır şekilde düşünülmeli ve planlanmalıdır. Bu planlama sürecinde şirket üst yönetimi mutlaka yer almalıdır. İlk adım olarak toplantıdan beklenen çıktıların, yani bölüm hedeflerinin belirlenmesi toplantının verimli olmasını sağlayacaktır.

Plansız, plan toplantısı düşülmemelidir. Planlamada amaç ve hedefler belirlenmediği takdirde toplantı sürecinde farklı düşüncede olanların akışa müdahalesi sonucu toplantı amacından uzaklaşabilmektedir.

Stratejik Yönetim ve Rekabet istihbaratı Eğitimi için Tıklayınız.


3.
      
Gündem ve zaman planlamasının yapılması:
Moderatör belirlendikten sonra moderatör ve şirket yöneticileri birlikte gündem, akış ve zaman planlamasını toplantının amaç ve hedeflerini dikkate alarak yapar. Toplantıdan önce masalara gündemin dağılması, katılımcıların bilgilendirilmesi önemlidir.  Gündemde yemek saatleri ve mola zamanları net olarak belirtilmelidir. Toplantı başladığında moderatör planlamaya uyar, gelişen durumlara uygun çözümler üreterek zamanında toplantının bitmesi için çaba gösterir.

4.       Gizli Gündem Maddeleri:
Toplantıda gizli gündem maddeleri var ise bu konuyu görüşeceklerin ayrı bir salonda, belirlenecek bir sürede konuyu görüşmelerinin sağlanması gizliliğin korunması ve ana salonda toplantı gündeminin etkilenmemesi için önemlidir.

5.       Bölüm hedeflerinin belirlenmesi:
Toplantının bir gündemi vardır, bu gündemde her bölümün hedefleri planlanmıştır, Bütün bölümlerin hedeflerine ulaşması çok önemlidir. Eğer bir bölüm dahi hedefine ulaşmaz ise strateji planlama toplantısının amacına ulaşmaması riski vardır.

Moderatör hedeflere ulaşılması ve ulaşılan bölüm hedeflerini konsolide etmekle görevlidir. Bu tüm fikirleri ve çıktıları anlayıp, ortak bir anlayışa dönüştürüp yazılı hale getirilmesi moderatörün görev kapsamı içindedir. Yazman çıkan sonuçları kayıt altına alır.

6.       Takım Oluşturmak:
Şirkette toplantıya katılacakların belirlenmesi, seçilmesi çok önemlidir. Toplantıya katılacakların belirlenmesi ve hangi masalarda oturacaklarının belirlenmesinde moderatör ve yönetim birlikte çalışmalıdır.  Geçmiş döneme ait değerlendirmeleri yapacak, diğer bir deyişle hesap vereceklerin toplantıya katılmaları sağlanmalıdır.

Toplantıya katılımcıların katıldığını takip etmek moderatörün görevidir. Toplantıya tüm çalışanlar katılamayacaktır ancak bu onların fikirlerinin toplantıya taşınmayacağı anlamına gelmez. Bölümlerde toplantı tarihinden önce moderatörün belirleyeceği yöntemle fikirler toplanacak ve strateji toplantısına bu fikirlerin taşınması sağlanacaktır.  

7.       Konuya müdahil olma kuralları:
Moderatör toplantının asıl ve tek yöneticisidir. Toplantının planlama aşamasında söz alma ve yönetim kurallarını açıkça belirtmelidir. Toplantı başlangıcında katılımcıların söz alma ve toplantı akışının bozulmaması için gerekli usulleri duyurmalıdır.

Toplantının bir bölümünde özgürce fikirlerin söylenebilmesi ve toplantının verimli olabilmesi için şirket sahiplerinin ve üst düzey yöneticilerin salondan geçici olarak çıkmalarını rica etmek moderatörün görevidir. Bunun ne zaman olacağı ve süresi planlama safhasında netleştirilmelidir.

Yöneticilerin toplantı salonunda olmadığı sürede, korkmadan, fikirlerin açıkça ifadesi üstü örtülen ve dile getirilmeyen konuların konuşulmasıyla şirket gerçekçi ve verimi artıracak çözümlere ulaşabilmektedir.

Hiçbir fikir kötü fikir değildir ve saygıyı hak eder. Bu ilke ışığında, moderatör tüm katılımcıların söz alma ve konuşma taleplerine eşit mesafede durmalı ve söz hakkını eşit vermelidir. Söz hakkında yönetici ve çalışan ayırımı yapılmamalıdır ve gerekirse süre hatırlatılarak söz verilmelidir.

Konu amacından sapmadıkça ve kişiselleşmedikçe moderatör konuşanın fikirlerine ve konuşmasına müdahale etmemelidir. Hiç konuşmayan ve söz istemeyenlerin de konuşması için moderatör soru tekniğini kullanmalıdır.

9.       Saldırgan ve Savunmacı Yaklaşımların önlenmesi:
İnsanlar duygusal varlıklardır. Yaptıkları işlere ve ürünlerine duygusal olarak sahip çıkarlar ve savunmaya geçerler, Eleştirilerin ve yanıtların kişiselleşmemesi için moderatör üçüncü tekil şahıs dili ile konuşulmasını sağlamak için özel itina göstermelidir.

Kişisel suçlamalara ve karşılıklı tartışmaya yol açacak konuşmalara moderatör ön alarak ve gerekirse sözü kesip araya girerek engel olmalıdır. Fikirlere ve kişiliklere saygının zorunlu olduğunu moderatör toplantının başlangıcında vurgulamalıdır.

10.   Analizlerin yapılması:
Yaşadığımız günlerde strateji planlama toplantıda yalnızca SWOT analizini yapmak yeterli değildir, Paydaş analizi, PEST, Rakiplerin incelenmesi ve İç dinamik analizlerinin yapılması toplantının çıktılarının verimli olması için çok önemlidir.

Toplantıda çalışmalar sürerken, moderatör masaları dolaşmalı ve her masanın akışına tecrübesi ile katkıda bulunmalıdır. Masa yöneticilerinin tecrübeli ve işi bilmeleri toplantının amacına ulaşmasında etkin olmaktadır.

11.   Beyin Fırtınası:
Beyin fırtınası sürecinde öncelikle masaların ve sonra tüm salonun sonuçlarını birleştirecek, puanlama ve oylama sürecini etkin olarak yöneterek ortak aklın yaratılması için süreçlerin planlaması ve bu süreçlerin yönetiminden moderatör sorumluluğudur. Yazman ana çıktıların tamamını yazacaktır bununla birlikte masaların çıktıları  mutlaka toplanmalıdır.

12.   Çıktıların birleştirilmesi:
Her bölümün hedeflerine ulaşması ve ulaşılan sonuçların birleştirilmesi tüm toplantının çıktılarının birleştirilmesi ve bazen benzer konuların ortak bir dil ile ifadesi gerekmektedir, Bunun yerine getirilmesinde moderatör rol almalıdır. Fikirleri veya anlatımları bozmadan içeriği aynı kalacak şekilde yeniden ifade edebilmelidir.

13.   Kullanılacak form ve dokümanlar:
Moderatör toplantının çıktılarını standart bir form üzerinden kontrol ederek, çıktıların aynı esaslarda kayıt edilmesini sağlamak için formlar düzenler ve bu formları önceden hazırlatır. Bu şekilde toplantıdan zaman tasarrufu ve çıktıların aynı bilişsel yaklaşımının izlenmesi sağlanmaktadır.

14.   Örnek Gündem;
Örnek gündem de zaman tahsisi ve sorumlular yazılmamıştır. Katılımcı sayısına ve firmanın faaliyet alanlarının genişliğine bağlı olarak planlama yapılabilir.

Bu gündem iki günlük bir çalışma için planlanmıştır. İki gün üst üste çalışılabileceği gibi, 7 gün ara ile toplantıyı yapma seçeneği de vardır.

Moderatör iki günlük çalışmalarda takım ruhunu kuvvetlendirecek ve kaynaşmayı sağlayacak aktiviteler ile pozitif ortam sağlarken, katılımcıların sıkılmasını önleyecek ve akışı zevkli hale getirecek aktiviteler, eğitim oyunları gündeme ilave edilebilir.

Sektör ve şirketin organizasyonu, çalışanların toplantı için farklı şehirlerden gelmeleri toplantının icra ve planlamasını etkileyebilmektedir. 
 
Moderatörlük Talepleriniz, Karşılanmaktadır. İletişim için Tıklayınız.


Örnek tüm Kurum ihtiyaçlarına uygun değildir. Bölüm başlıkları ayrılmış olmakla birlikte mola ve yemek araları gündeme işlenmemiştir. Zaman tahsislerinden sonra dinlenme süreleri gündeme işlenecektir.

                 

Örnek Gündem

1

Açılış Konuşması

Sorumlu

Zaman

2

Şirket organizasyonun ve şirketin varlık nedenin anlatılması

 

 

Geçmiş yıl Stratejik plan ve hedef, amaç değerlendirilmesinin yapılması

 

 

Gerçekleştirlen hedefler ve Ulaşılamayan hedefler

 

 

3

 

 

4

Rekabet İstihbaratı ile Rakiplerin incelenmesi/Rakip analizi

 

 

Rakiplerin Kuvvetli Yönleri-Rekabet avantajlarımız

 

 

Çıktıların Yorumlanması-Konsolidesi

 

 

5

 

 

 

6

Müşteri ve Pazar beklentisinin değerlendirilmesi-(Küçük gruplar)

 

 

Paydaş analizi- Toplantıda önceden yapılan çalışmalar yorumlanır

 

 

7

 

 

 

8

İç dinamik Analizi

 

 

PEST analizinin Yapılması

 

 

9

 

 

 

10

SWOT

 

 

SWOT- Konsolide edilmesi

 

 

11

 

 

 

12

Zayıf yönlerin incelenmesi

 

 

Çıktıların Konsolide edilmesi

 

 

13

 

 

 

14

Mevcut Vizyon-Misyon Gözden Geçirmesi

 

 

15

 

 

 

16

Kurumun Amaçlarının kontrolü ve yeniden ifadesi

 

 

Amaçlara Bağlı hedeflerin Oluşturulması

 

 

17

 

 

 

18

SWOT çıktıları özel bir teknikle Stratejileri belirlenmesi

 

 

Stratejilerin önceliklendirilmesi- Konsolide edilmesi

 

 

19

 

 

 

20

Kapanış Konuşması

 

 

 
15.   Özel Hususlar:
İstatistiklere göre Türkiye'de erkekler akıllı telefon kullanımında günde ortalama 248 dakika harcarken, Kadın kullanıcılar 279 dakika telefonları ile meşgul olmaktadır. Yılda bir defa yapılan stratejik planlama toplantısında katılımcıları ilgilerinin tam olmasını ve odaklanmalarını sağlamak için moderatör telefonların tamamen kapatılmasını talep edebilir, Bu tedbirin alınmasıyla katılımcıların konuya olan ilgi ve katkıları artmaktadır. Bu uygulamanın yapılabilmesi için şirket yöneticilerinin bunu kabul etmeleri ve kendilerinin de bu kurala uymaları gerekmektedir.

Stratejik planlama toplantısının çıktıları kurumun üst düzey yöneticileri tarafından etkin soru sorma tekniği ile daha sonra özel bir toplantıda değerlendirilir ve kurumun imkân ve kabiliyetleri ile uyumlu stratejiler seçilir. Bunlarla uyumlu amaç ve hedefler kurum karnesine aktarılır.

Bu değerlendirme toplantılarına moderatör katılarak hem çıktıların yorumlanmasında hem de değerlendirilmesinde faydalı olabilmektedir. Bu noktadan sonra kurum çalışanlarının hedef kırılımı işlemleri şirket çalışanlarınca veya danışmanlık firmalarınca tamamlanabilir.
 
Beğendiğiniz yazıları lütfen dostlarınız ile paylaşınız

Saygılarımla
Fikret GUZELLER
fikretguzeller@gmail.com